Als je iemand inhuurt via een persoonsgebonden budget (PGB) om jou of een naaste te ondersteunen, ben je als budgethouder ook officieel werkgever. Dat brengt rechten en verplichtingen met zich mee, waaronder het betalen van vakantiegeld. Voor veel budgethouders roept dit vragen op: hoe werkt dat precies binnen een PGB? In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over vakantiegeld bij een PGB-zorgverlener, zodat je precies weet waar je aan toe bent. Heb je vragen over de administratie rondom jouw PGB? Je kunt altijd contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

Goed geregeld vakantiegeld is niet alleen een wettelijke verplichting; het is ook een teken van respect voor de persoon die jou of jouw naaste dagelijks ondersteunt. Tegelijkertijd kan de administratie rondom een PGB behoorlijk complex zijn. Hieronder vind je duidelijke antwoorden op de vragen die het meest leven onder budgethouders en hun zorgverleners.

Wat is vakantiegeld en geldt dit ook bij een PGB-zorgverlener?

Vakantiegeld is een jaarlijkse financiële uitkering die een werknemer ontvangt bovenop het reguliere loon. In Nederland heeft elke werknemer recht op minimaal 8% vakantiegeld over het bruto jaarloon. Dit geldt ook voor een PGB-zorgverlener, omdat de budgethouder in deze constructie de juridische rol van werkgever vervult.

Wanneer een budgethouder een zorgverlener inhuurt via een PGB, ontstaat er een arbeidsrelatie. Die arbeidsrelatie valt onder het reguliere arbeidsrecht, wat betekent dat alle wettelijke rechten van toepassing zijn, inclusief vakantiegeld, vakantiedagen en doorbetaling bij ziekte. Het maakt daarbij niet uit of de zorgverlener een familielid, vriend of een onbekende professional is. Zodra er sprake is van een arbeidsovereenkomst, gelden de wettelijke verplichtingen.

Er is één uitzondering: als de zorgverlener als zelfstandige (zzp’er) werkt en er sprake is van een overeenkomst van opdracht, dan is er geen sprake van een dienstverband en geldt de vakantiegeldverplichting niet op dezelfde manier. In dat geval regelt de zorgverlener dit zelf. Twijfel je welke situatie op jou van toepassing is? Laat dit dan controleren, want de constructie heeft grote gevolgen voor de administratie.

Hoe bereken je het vakantiegeld van een PGB-zorgverlener?

Het vakantiegeld van een PGB-zorgverlener bereken je door het bruto loon over de opbouwperiode te vermenigvuldigen met 8%. Over elke euro bruto loon die de zorgverlener verdient, bouwt hij of zij dus 8 cent vakantiegeld op. Dit percentage is het wettelijk minimum; in sommige cao’s of arbeidsovereenkomsten kan dit hoger zijn.

Een praktisch voorbeeld: als een zorgverlener maandelijks een bruto loon van 500 euro ontvangt, bouwt diegene per maand 40 euro vakantiegeld op. Over een heel jaar is dat 480 euro. Dit bedrag wordt apart bijgehouden in de salarisadministratie en eenmalig uitbetaald, doorgaans in mei of juni.

Wat telt mee als grondslag voor de berekening?

Voor de berekening van vakantiegeld telt het volledige bruto loon mee, inclusief toeslagen zoals overwerk of onregelmatigheidstoeslag. Vaste maandelijkse vergoedingen die als loon worden aangemerkt, vallen ook onder de grondslag. Onkostenvergoedingen die geen loon zijn, zoals een reiskostenvergoeding op basis van werkelijke kosten, tellen niet mee.

Het is belangrijk om dit nauwkeurig bij te houden in de salarisadministratie. Fouten in de grondslag leiden tot een verkeerd berekend vakantiegeld, wat later tot problemen kan leiden, zowel richting de zorgverlener als richting de Sociale Verzekeringsbank (SVB).

Wanneer moet vakantiegeld aan een PGB-zorgverlener worden uitbetaald?

Vakantiegeld moet wettelijk worden uitbetaald in de maand mei, uiterlijk op 1 juni van het betreffende jaar. De opbouwperiode loopt doorgaans van 1 juni van het voorgaande jaar tot en met 31 mei van het huidige jaar. In de arbeidsovereenkomst kan een afwijkend moment worden afgesproken, mits dit schriftelijk is vastgelegd.

In de praktijk verloopt de uitbetaling van vakantiegeld voor PGB-zorgverleners via de SVB, wanneer de budgethouder gebruikmaakt van de trekkingsrechtconstructie. De SVB verzorgt dan de salarisadministratie en betaalt het vakantiegeld automatisch uit op het juiste moment, op basis van de geregistreerde uren en het afgesproken loon.

Maakt de budgethouder gebruik van een andere betalingswijze, dan is het de eigen verantwoordelijkheid om tijdig te zorgen voor de uitbetaling. Houd er rekening mee dat het vakantiegeld gedurende het jaar wordt opgebouwd en dat het geld dus op het moment van uitbetaling beschikbaar moet zijn binnen het PGB-budget.

Waar komt het geld voor vakantiegeld vandaan binnen een PGB?

Het geld voor vakantiegeld binnen een PGB is onderdeel van het totale PGB-budget dat de budgethouder ontvangt van de zorgverzekeraar, gemeente of het zorgkantoor. Bij de toekenning van het PGB wordt rekening gehouden met de loonkosten, inclusief vakantiegeld en andere werkgeverslasten, zodat dit al is inbegrepen in het toegekende bedrag.

Dit betekent dat het vakantiegeld niet als een extra post bovenop het budget komt. Het is al verdisconteerd in de berekening van het PGB. Toch zien veel budgethouders dit als een verrassing, omdat het bedrag dat in mei ineens uitbetaald moet worden, voelt als een grote uitgave. Daarom is het verstandig om het vakantiegeld gedurende het jaar apart te reserveren, zodat je niet voor verrassingen komt te staan.

Bij PGB-beheer zorgen wij ervoor dat de reservering van vakantiegeld structureel wordt meegenomen in de financiële planning, zodat het geld er altijd is wanneer het nodig is.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij vakantiegeld en een PGB?

De meest voorkomende fouten bij vakantiegeld en een PGB zijn: geen reservering aanleggen gedurende het jaar, een onjuiste berekening van de grondslag en het vergeten van de uitbetalingsdeadline. Deze fouten kunnen leiden tot financiële tekorten, conflicten met de zorgverlener of problemen bij de verantwoording richting de financier.

Hieronder een overzicht van de fouten die we het vaakst tegenkomen:

• Geen reservering: Het vakantiegeld wordt niet maandelijks gereserveerd, waardoor het geld in mei niet beschikbaar is.
• Onjuiste grondslag: Alleen het basisloon wordt meegenomen, terwijl vaste toeslagen ook meetellen.
• Geen schriftelijke overeenkomst: Afspraken over loon en vakantiegeld zijn niet vastgelegd, wat later tot discussie leidt.
• Te laat uitbetalen: De wettelijke deadline van 1 juni wordt overschreden, wat de zorgverlener recht geeft op aanvullende aanspraken.
• Verwarring over zzp versus dienstverband: De constructie is niet goed bepaald, waardoor onduidelijk is of vakantiegeld van toepassing is.

Voorkomen is beter dan genezen. Een goede salarisadministratie en duidelijke afspraken aan het begin van de arbeidsrelatie besparen veel gedoe later.

Wie kan helpen bij de administratie van vakantiegeld voor een PGB-zorgverlener?

Voor de administratie van vakantiegeld bij een PGB-zorgverlener kun je terecht bij de Sociale Verzekeringsbank (SVB), een professionele PGB-beheerder of een gespecialiseerd administratiekantoor. De SVB biedt gratis ondersteuning voor budgethouders die gebruikmaken van de trekkingsrechtconstructie en verzorgt dan automatisch de salarisadministratie, inclusief vakantiegeld.

Wil je meer grip op de totale financiële administratie rondom jouw PGB, dan is professioneel PGB-beheer een slimme keuze. Een PGB-beheerder neemt de salarisadministratie, de reserveringen en de verantwoording uit handen, zodat jij je kunt richten op de zorg zelf. Dit is geen teken dat je het niet zelf kunt; het is een bewuste keuze voor rust en overzicht.

Bij Budget Solutions helpen we budgethouders met de volledige administratie rondom hun PGB, van salarisverwerking tot vakantiegeldberekening en tijdige uitbetaling. We werken nauwkeurig, communiceren helder en zorgen dat alles klopt. Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact met ons op en we vertellen je graag meer tijdens een vrijblijvend gesprek.