Een pgb, of persoonsgebonden budget, biedt mensen met een zorgvraag de vrijheid om zelf zorg in te kopen en eigen zorgverleners te kiezen. Maar hoe werkt factureren eigenlijk precies? Veel pgb-houders en zorgverleners lopen tegen praktische vragen aan als het gaat om declaraties, factuurvereisten en uitbetalingen. In dit artikel beantwoorden we de meest gestelde vragen over pgb-factureren, zodat je precies weet waar je aan toe bent. Heb je na het lezen nog vragen of wil je hulp bij het beheer van een pgb? Je kunt altijd contact met ons opnemen voor een vrijblijvend gesprek.

Of je nu een zorgverlener bent die voor het eerst factureert, of een budgethouder die grip wil houden op de administratie: een goed begrip van het facturatieproces voorkomt fouten en vertragingen in uitbetalingen. Lees verder voor heldere antwoorden op de meest gestelde vragen.

Wat is een pgb en hoe werkt het?

Een persoonsgebonden budget (pgb) is een geldbedrag dat iemand met een zorgvraag ontvangt van de overheid om zelf zorg in te kopen. In plaats van zorg in natura te ontvangen van een vaste aanbieder, kiest de budgethouder zelf wie de zorg levert en sluit daarvoor een zorgovereenkomst af. De hoogte van het budget wordt vastgesteld op basis van de geïndiceerde zorgbehoefte.

Het pgb kan worden aangevraagd via verschillende wetten, afhankelijk van de zorgvraag. De Wet langdurige zorg (Wlz) is bedoeld voor mensen met een blijvende, intensieve zorgbehoefte. De Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) wordt door gemeenten uitgevoerd voor ondersteuning thuis. De Zorgverzekeringswet (Zvw) dekt wijkverpleging en persoonlijke verzorging. Jeugdwetbudgetten zijn bestemd voor kinderen en jongeren tot 18 jaar.

Het budget wordt niet rechtstreeks aan de budgethouder uitbetaald. De Sociale Verzekeringsbank (SVB) beheert het geld en betaalt de zorgverleners uit nadat een goedgekeurde factuur is ingediend. Dit systeem heet het trekkingsrecht en is ingevoerd om fraude te voorkomen en de administratie te stroomlijnen.

Wie mag er factureren als pgb-zorgverlener?

Als pgb-zorgverlener mag je factureren zodra je een geldige zorgovereenkomst hebt die is goedgekeurd door de SVB en het betreffende zorgkantoor, de gemeente of de zorgverzekeraar. Zonder een goedgekeurde overeenkomst worden facturen niet uitbetaald, ongeacht hoeveel zorg er is geleverd.

Zorgverleners kunnen zowel professionals als informele zorgverleners zijn, zoals familieleden of buren. Voor informele zorgverleners gelden soms beperkingen, afhankelijk van de wet waaronder het pgb valt. Bij de Wlz en Zvw gelden strengere eisen dan bij de Wmo of de Jeugdwet.

Wat staat er in de zorgovereenkomst?

De zorgovereenkomst legt de basis voor het recht om te factureren. Hierin staan afspraken over het soort zorg, het aantal uren, het uurtarief en de looptijd van de overeenkomst. Alleen de zorg die overeenkomt met wat in de overeenkomst is vastgelegd, kan worden gedeclareerd. Afwijkingen in uren of tarieven leiden vrijwel altijd tot afwijzing van de factuur.

Hoe maak je een correcte pgb-factuur op?

Een correcte pgb-factuur bevat minimaal de naam en het adres van de zorgverlener, de naam en het BSN van de budgethouder, een beschrijving van de geleverde zorg, het aantal geleverde uren of dagdelen, het afgesproken tarief, het totale declaratiebedrag en de periode waarop de factuur betrekking heeft.

Zorg er altijd voor dat de factuurperiode aansluit op de afspraken in de zorgovereenkomst. Declareer bij voorkeur per maand en dien de factuur tijdig in. De SVB hanteert termijnen voor het indienen van declaraties, en facturen die te laat worden ingediend, kunnen worden geweigerd.

Welk format moet de factuur hebben?

De SVB stelt geen specifiek format verplicht, maar biedt op haar website voorbeeldfacturen aan die aan alle eisen voldoen. Het is verstandig om deze als basis te gebruiken. Facturen kunnen digitaal worden ingediend via het SVB-portaal of per post worden opgestuurd. Digitaal indienen gaat sneller en vermindert de kans op administratieve fouten.

Hoe wordt een pgb-factuur uitbetaald via de SVB?

Na ontvangst van een factuur controleert de SVB of de gedeclareerde zorg overeenkomt met de goedgekeurde zorgovereenkomst en het beschikbare budget. Als alles klopt, betaalt de SVB het bedrag rechtstreeks uit aan de zorgverlener, doorgaans binnen enkele werkdagen tot twee weken na goedkeuring.

De budgethouder ontvangt een bevestiging van de uitbetaling en kan het saldo van het pgb inzien via het online portaal van de SVB. Het is belangrijk dat de budgethouder het budget bewaakt, want zodra het budget op is, worden er geen facturen meer uitbetaald totdat een eventuele herindicatie heeft plaatsgevonden.

Heeft de SVB aanvullende informatie nodig, dan nemen zij contact op met de budgethouder of de zorgverlener. Dit kan de uitbetaling vertragen, dus het loont om facturen zo volledig en correct mogelijk in te dienen.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij pgb-declaraties?

De meest voorkomende fouten bij pgb-declaraties zijn het declareren van meer uren dan in de zorgovereenkomst zijn vastgelegd, het hanteren van een tarief dat afwijkt van de overeenkomst, het indienen van facturen buiten de toegestane declaratieperiode en het ontbreken van verplichte gegevens, zoals het BSN van de budgethouder.

Andere veelgemaakte fouten zijn het declareren van zorg die niet is geleverd, het indienen van een factuur terwijl de zorgovereenkomst nog niet is goedgekeurd en het vergeten om een nieuwe overeenkomst in te dienen na een tariefwijziging of verlenging. Al deze fouten kunnen leiden tot een volledige of gedeeltelijke afwijzing van de declaratie.

Hoe herstel je een afgekeurde factuur?

Wanneer de SVB een factuur afwijst, ontvang je een bericht met de reden. In veel gevallen kun je de fout herstellen door een gecorrigeerde factuur in te dienen. Zorg ervoor dat je de afwijzingsreden goed begrijpt voordat je opnieuw indient. Bij twijfel is het verstandig om contact op te nemen met de SVB of een adviseur die bekend is met pgb-beheer.

Wanneer is professionele hulp bij pgb-beheer nodig?

Professionele hulp bij pgb-beheer is zinvol wanneer de administratie rond declaraties, zorgovereenkomsten en budgetbewaking te veel tijd of energie kost, wanneer er regelmatig facturen worden afgekeurd, of wanneer het budget moeilijk te overzien is door meerdere zorgverleners of complexe zorgarrangementen.

Maar professionele ondersteuning hoeft niet te wachten tot het misgaat. Steeds meer budgethouders kiezen er bewust voor om het pgb-beheer uit handen te geven, niet omdat ze het niet zelf kunnen, maar omdat het rust geeft. Net zoals je een boekhouder inschakelt voor je financiële administratie, kun je een professional inschakelen voor het beheer van je pgb. Je houdt altijd inzicht in je budget en de geleverde zorg, maar de administratieve last wordt uit je handen genomen.

Bij Budget Solutions helpen we zowel mensen die zelf de stap zetten naar professioneel pgb-beheer als mensen die via een verwijzing bij ons komen. We zorgen voor correcte declaraties, bewaken het budget en communiceren namens jou met de SVB en andere instanties. Wil je weten wat wij voor jou kunnen betekenen? Neem contact op en plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek.